Informativa ex Art. 13 Gdpr 01_2023 Candidati eFarma

Queste informazioni le sono rese da eFarma Group S.r.l., con sede legale in via Lucullo, 71, 80070 Bacoli (NA), in qualità di Titolare del trattamento (di seguito “eFarma Group s.r.L.” o “Atida eFarma” o “Titolare”, società del Gruppo Atida, https://about.atida.com/). eFarma si impegna ad essere trasparente in relazione al trattamento dei dati personali, al modo in cui li utilizza e alle persone con cui li condivide. A tal fine ha predisposto questa informativa che descrive le modalità di trattamento dei dati in relazione alla ricerca e alla selezione di personale.

Attività di trattamento

• eFarma Group S.r.L. agisce in qualità di autonomo titolare del trattamento in relazione alla raccolta dei dati personali contenuti nei curriculum direttamente inviati dai/dalle candidati/e a seguito delle proprie campagne informative e di ricerca effettuate sia tramite il proprio sito internet istituzionale sia per il tramite di promozioni e/o comunicazioni mediante social media o altri strumenti.

Responsabile della protezione dei dati (RPD, DPO)

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD – DPO) è raggiungibile al seguente indirizzo di posta elettronica: dpo@efarma.com.

Perché questo documento

Questo documento fornisce informazioni in relazione ai dati personali di cui eFarma Group S.r.L. entrerà in possesso per l’attività di ricerca e selezione di personale alla quale Lei è interessata/o in qualità di candidata/o.

Tale attività comporta il trattamento di dati personali dei candidati.

Per trattamento di dati personali intendiamo qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

La informiamo, pertanto, che tali dati verranno trattati con il supporto di mezzi cartacei, informatici o telematici, sulla base di norme di legge, della necessità di procedere alla selezione della figura professionale di nostro interesse, laddove necessario del consenso dell’interessata/o e del legittimo interesse della attività professionale svolta per tutta la fase di selezione che comprenderà:

• l’acquisizione del Suo curriculum vitae e delle ulteriori informazioni che Le verranno richieste per il completamento dello stesso ovvero a conferma di quanto in esso dichiarato in relazione all’inserimento dei dati nelle pagine internet;
• l’inserimento di dati personali nel sistema informatico eventualmente sviluppato da parte di terzi con i quali, se del caso, eFarma ha stipulato appositi accordi per tutelare i dati personali degli interessati;
• le interviste, mediante servizi web o di persona, effettuate a seguito delle operazioni di valutazione e selezione.

Dati personali che raccogliamo

Raccoglieremo le informazioni che ci fornisce quando utilizza i moduli di contatto (di qualunque tipo essi siano, sul nostro sito o sulle nostre pagine social, per inviare sue comunicazioni).

I dati personali che possono essere raccolti includono, a titolo esemplificativo:

• nome, data e luogo di nascita, dati personali di contatto e qualifiche (istruzione, corsi di formazione e stage), documenti comprovanti l’identità e il diritto al lavoro e qualsiasi altro dato riportato sul CV;
• se accede al nostro sito internet/Portale/pagina dedicata utilizzando l’account LinkedIn o altro social media: i dati del profilo;
• traccia della corrispondenza di contatto inviata dal candidato;
• feedback presentati dal nostro staff e da terzi; feedback del candidato su altri;
• feedback su di noi e sui nostri servizi attraverso le nostre surveys di soddisfazione;
• raccogliamo dati concernenti le visite al nostro sito internet/Portale ivi incluso (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: indirizzo IP, browser, timestamp, luogo, dati sul traffico nazionale, weblog e dati sulle comunicazioni e sulle risorse di accesso. Tali informazioni ci consentono di semplificare la visita al nostro sito internet/Portale in futuro);
• foto e video della partecipazione a video interviews o sessioni di formazione o simili (previo consenso: viene sempre data la possibilità durante la sessione di non essere ripreso/a o fotografato/a);
• dettagli relativi a disabilità e sistemazioni di cui si necessiti sul posto di lavoro;
• in alcuni casi potremmo raccogliere dati personali sensibili, oltre quelli relativi alla disabilità, laddove consentito dalla normativa.

Come parte del processo di selezione, laddove ritenuto necessario ai fini della valutazione giuridica della posizione per cui è effettuata la candidatura e nella sola misura in cui ciò sia necessario e pertinente in relazione all’esecuzione del lavoro e/o del servizio per il quale è stata presentata la domanda, oltre che in caso di volontario inserimento dei propri account social da parte del candidato, sarà possibile consultare i dettagli del profilo pubblico sui social media (LinkedIn, Facebook, ecc.) e altre informazioni pubbliche e documenti, al solo scopo di valutare e accertare l’esperienza e le capacità professionali del candidato in relazione al profilo ricercato.

La comunicazione dei suoi dati personali attraverso i nostri moduli di contatto non è da ritenersi prescritta dalla legge o da un contratto; tuttavia, la preghiamo di tenere presente che i campi contrassegnati da un asterisco (*) sono obbligatori, poiché abbiamo bisogno di queste informazioni per soddisfare o rispondere alle richieste.

Altre informazioni o dati personali che condividerà con noi sono a sua esclusiva discrezione. In caso di contatto conserveremo un registro di tale comunicazione.

Si prega di non indicare dati di carattere particolare (ex dati “sensibili”, relativi, in particolare, a salute, convinzioni religiose e opinioni politiche). Tali dati saranno immediatamente cancellati in mancanza di una dichiarazione scritta di consenso dell’interessato al loro trattamento da parte della nostra società.

Finalità del trattamento

I dati personali richiesti ai/alle candidati/e verranno utilizzati da Atida eFarma:

• per esaminare e valutare le candidature con la finalità di possibile inserimento nel proprio organico o nell’organico di un proprio partner
• per migliorare il nostro sito internet oppure i nostri processi;
• per svolgere studi e ricerche statistiche e analitiche, per esempio per valutare l’efficacia del nostro processo di ricerca e collocamento dei candidati;
• per trasferire i dati a terzi (vedi oltre);
• per ottemperare agli obblighi di legge;
• tratteremo i tuoi dati anche per le seguenti finalità:
• per rispondere o approfondire per eventuali reclami;
• in caso di foto e video delle sessioni di esame e formazione. In questo caso chiederemo un espresso consenso. Informativa ex Art. 13 Gdpr 01_2023 Candidati_eFarma

Basi giuridiche del trattamento

La normativa in materia di protezione dei dati personali richiede che vi sia una “base giuridica" idonea a legittimare il trattamento dei dati personali.

Tali basi, nel caso delle ricerche e selezione del personale, possono essere:

• l'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o, soprattutto, l’esecuzione di misure precontrattuali da adottarsi su richiesta dell’interessato - candidato alle posizioni;
• l’adempimento di un obbligo legale;
• il perseguimento di un nostro legittimo interesse, sempre che tale interesse non pregiudichi indebitamente i diritti e libertà fondamentali degli individui.

In tutti gli altri casi il trattamento dei dati personali dovrà essere giustificato dalla eventuale prestazione del consenso dell’interessato.

In ogni caso non vi è alcun obbligo di fornire informazioni personali; in mancanza di tali informazioni, però, non sarà possibile esaminare le candidature.

eFarma Group S.r.L. non effettua trattamenti di dati personali automatizzati senza intervento umano.

Periodo di conservazione

eFarma Group S.r.L. conserverà i dati personali per un periodo fino a 12 mesi dal conferimento (registrazione, accesso, caricamento del CV, ecc.). In caso di assunzione, il termine ovviamente non sarà più il medesimo, ma sarà regolato come indicato nella apposita informativa per i dipendenti.

Comunicazione a terzi

eFarma Group S.r.L. ha necessità, allo scopo di perseguire le finalità sopra indicate, di affidarsi a fornitori e provider di servizi. Ciò avviene:

• con i nostri fornitori, ad esempio per compiti amministrativi e operativi a supporto del possibile rapporto di collaborazione. I fornitori sono soggetti a obblighi contrattuali e normativi al fine di mantenere la riservatezza dei dati e avranno accesso esclusivamente alle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni; tali fornitori sono tipicamente fornitori informatici (che forniscono un host o supportano i sistemi informatici), fornitori di servizi di back office per la gestione elettronica del portale ma anche contabile e finanziaria, fornitori che offrono servizi e soluzioni informatiche, ivi inclusi anche strumenti dedicati alle video interviste e alla valutazione delle competenze. L’elenco aggiornato dei nostri fornitori è reperibile contattando l’indirizzo privacy@efarma.com;
• i prestatori di servizi interni a eFarma che adempiono a funzioni di IT;
• è possibile che la polizia, il legislatore o altre Autorità ci richiedano la comunicazione dei dati personali dei candidati; ● nell’eventualità di una possibile fusione, acquisizione o cessione di azienda e/o di cambiamento del fornitore dei servizi oppure un’altra transazione aziendale laddove fosse necessario per noi comunicare i dati al potenziale venditore o acquirente e ai loro consulenti.

Trasferimento in Paesi extra SEE

Nel corso della ricerca e selezione dei candidati e dei possibili candidati eFarma non trasferisce i dati personali fuori dai Paesi dello Spazio Economico Europeo.

Laddove vi fosse una tale necessità il trasferimento avverrebbe esclusivamente verso Paesi ritenuti dalla Commissione Europea in grado di offrire un adeguato livello di protezione (qui di seguito è disponibile un elenco delle suddette nazioni: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adeq uacy-decisions_en oppure in presenza di adeguate tutele per cercare di preservare la privacy dei dati (mediante l’utilizzo di una delle modalità di contratto per il trasferimento dei dati approvate dalla Commissione Informativa ex Art. 13 Gdpr 01_2023 Candidati_eFarma Europea:https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protect ion/standard-contractual-clauses-scc_en).

Diritti degli Interessati

L’interessato potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del Reg. UE 2016/679; in particolare, l’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare le seguenti Informazioni:

• la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

1. le finalità del trattamento;
2. le categorie di dati personali in questione;
3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
5. l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
6. il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo;
7. qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
8. l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato;
9. le garanzie adeguate che fornisce il Paese terzo (extra UE) o un’organizzazione internazionale a protezione dei dati eventualmente trasferiti.

• Il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, sempreché tale diritto non leda i diritti e le libertà altrui; In caso di ulteriori copie richieste dall'interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi.
• Il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo.
• Il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussistono i motivi previsti dal GDPR all’art. 17, tra i quali, ad esempio, nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assuma come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo.
• Il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento, nelle casistiche previste dall’art. 18 del GDPR, ad esempio laddove ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. L’Interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata.
• Il diritto di ottenere comunicazione dal titolare dei destinatari cui sono stati trasmesse le richieste di eventuale rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
• Il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, e il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all'altro, se tecnicamente fattibile.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare una richiesta è possibile rivolgersi al Titolare all’indirizzo indicato in epigrafe o all’indirizzo: privacy@efarma.com.

Ai sensi dell'articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso, i diritti riferiti ai dati personali possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce in qualità di mandatario o per ragioni familiari meritevoli di protezione. E’ possibile vietare espressamente l'esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta alla Società all'indirizzo indicato. La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

Al fine di garantire che i diritti sopra citati vengano esercitati dall’Interessato e non da terzi non autorizzati, il Titolare potrà richiedere allo stesso di fornire eventuali ulteriori informazioni necessarie allo scopo.

Il diritto di opposizione (art. 21 GDPR)

Per motivi relativi alla situazione particolare dell’Interessato, lo stesso può opporsi in ogni momento al trattamento dei propri dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se avviene per attività di promozione commerciale, inviando la richiesta al Titolare all’indirizzo indicato in epigrafe o all’indirizzo: privacy@efarma.com.

L’Interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente del Titolare rispetto a quello che ha dato origine alla richiesta, e comunque nel caso in cui l’Interessato si sia opposto al trattamento per attività di promozione commerciale.

Il diritto di proporre un reclamo (art. 15 GDPR)

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, l’Interessato può presentare un reclamo all’autorità di controllo competente sul territorio Italiano (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del GDPR.

Tutte le informazioni e indicazioni utili al riguardo sono disponibili sul sito dell’Autorità Garante: https://www.garanteprivacy.it/

Per ogni altra informazione relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare direttamente il Titolare eFarma Group S.r.L. all’indirizzo: privacy@efarma.com.